Primul pas in alegerea unui spațiu destinat activității firmei va fi, din prisma utilizatorului, determinarea dimensiunii acestuia. In determinarea necesarului de spațiu se placa de la obiectul de activitate al firmei, numărul de salariați care își vor desfășura activitatea la noul sediu si natura activităților ce se vor desfășura. Cu alte cuvinte: veniturile estimate a fi realizate prin desfășurarea activităților viitoare. Acesta va reprezenta punctul de plecare in determinarea un buget maxim destinat cheltuielii aferente chiriei care va fi transformat in unitate monetara raportata la metrul patra închiriat aferent suprafeței utile. Pentru a nu afecta eficienta economica a companiei, este de la sine înțeles, ca valoarea cheltuielilor aferenta desfășurării activității (inclusiv chiriile plătite) nu trebuie sa depășească valoarea veniturilor previzionate.
După determinarea suprafeței ce trebuie închiriată, natura spatiilor necesare si a bugetului maxim destinat închirierii spațiului, se va demara activitatea de identificare a spatiilor care corespund criteriilor de eligibilitate definite in etapa anterioara. Aceasta activitate poate sa fie desfășurată de către salariații proprii sau poate fi externalizată către o companie specializată (agenție imobiliara).
Forma si dotările spațiului disponibil reprezintă criterii esențial in alegerea finala a antreprenorului. Daca ne referim la forma (configurația) spațiului, aceasta trebuie sa permită organizare eficienta a posturilor de lucru (in funcție de tipul activitățile ce vor fi desfășurate). In funcție de natura activităților si modul de organizare al echipelor de proiect este posibil sa fie necesare suprafețe mari de tip open space in care întreaga echipa sa fie amplasata într-o singura unitate locativa sau dimpotrivă sa fie necesara amenajarea de birouri individuale sau birouri care sa permită desfășurarea activităților in echipe de dimensiuni mici. Uneori sunt necesare amenajarea de zone de recreere (mai ales pentru activități de tip creativ unde angajatorii, pentru stimularea creativității, amenajează spatii ce permit practicarea de sporturi sau jocuri), zone de odihna (bine izolate fonic si cu iluminare adecvata), zone de servirea mesei, etc.
Așadar, din punct de vedere al consumatorului, spațiul trebuie sa fie suficient de flexibil pentru a permite acestuia reorganizarea acestuia in funcție de necesitați.
Alte aspecte urmărite sunt:
a. Iluminarea spațiului (naturala pe timp de zi si artificiala pe timp de noapte). Este ușor de bănuit faptul ca pe lângă grija naturală față de mediu una din preocupările fiecărei companii este aceea de a-si reduce permanent costurile concomitent cu creșterea confortului oferit salariaților proprii. Astfel vor fi avantajate ofertele aferente spatiilor unde iluminarea naturala a spatiilor este asigurata pe întreaga perioada a zilei si acele spatii care oferă iluminat artificial cu consumuri mici de energie si lumina „calda” (iluminat cu lămpi LED);
b. Accesibilitatea spatiilor. Una din experiențele pe care salariații le trăiesc zilnic tine de deplasarea si accesul la locul de munca. De aceea amplasarea geografica a clădirii reprezintă unul dintre aspectele fundamentale in alegerea spațiului de închiriat. Existenta locurilor de parcare reprezintă unul dintre criteriile de alegere ale managerilor atunci când își selectează un nou loc de munca, prin urmare angajatorul va trebui sa tina seama si de acest criteriu atunci când alege sa închirieze o suprafață de lucru pentru salariații săi. O alta grija a angajatorului este aceea de a se asigura ca poate îndeplini cerințele privind evacuarea in caz de urgenta a salariaților proprii (cel puțin doua intrări din care una principală si una care sa poată fi utilizată in caz de dezastre).
c. Cum anume este asigurat confortul termic si aportul de aer natural. O clădire cu sisteme de management integrat va fi favorizata in comparație cu alte tipuri clădiri datorita promisiunii ca permanent va fi asigurat un echilibru intre confort si costuri.
Ca antreprenor vei găsi toate aceste elemente de luat in seama atunci când vei alege locația in care sa-ti desfășori activitatea. In egala măsură trebuie sa ții seama de faptul ca elementele descrise mai sus reprezintă in egală măsură costuri ce se adaugă la totalul cheltuielilor pe care firma le are de suportat.
Spațiu comun de lucru (coworking place)
In ultimii ani a apărut o alternativa demnă de luat in seama atunci când vorbim despre închirierea unui spațiu de birouri. Această alternativa o reprezintă spatiile de coworking.
Ce este de fapt un coworking place?
Conceptul a apărut pentru prima data in 2001 in USA. In esență este un spațiu de lucru si cooperare unde utilizatorul are posibilitatea sa închirieze un birou sau o suită de birouri începând cu o singura ora pana la mai multe luni. Poate opta prin a închiria un birou intr-un spațiu deschis sau unul care oferă mai multa intimitate sau chiar un birou închis. Conceptul totuși este mai mult decât închirierea unui spațiu de lucru, este de fapt vorba despre apartenența la o comunitate a cărei membri îmbrățișează valori sau preocupări comune. Această comunitate poate veni, pe lângă spațiul închiriat pentru folosința proprie – utilat corespunzător, cu acces la infrastructura IT (stație de lucru, imprimanta, copiator, scaner) si comunicații (internet de mare viteza), cu zona dedicată pentru recreere, zona de odihnă, spații pentru organizarea de evenimente, evenimente organizate pe diferite domenii de activitate, etc.
Așadar, alegerea potrivita tine de natura obiectului de activitate al companiei, activităților ce urmează sa se desfășoare și mai ales de dimensiunea economică a afacerii.
